Como usar planilha de planejamento de viagem para evitar perrengues

Um detalhe esquecido, um documento vencido, uma reserva perdida no e-mail… pode acreditar: um erro simples no planejamento de viagem pode transformar seu sonho em um pesadelo.

A forma mais fácil de evitar isso é usar uma planilha de planejamento de viagem para centralizar todas as informações: documentos, reservas, roteiro diário, orçamento e até checklist da mala.

Depois de anos viajando pelo Brasil e pelo mundo, e cometendo erros que me custaram tempo, dinheiro e paciência, aprendi que organização é o verdadeiro passaporte para uma viagem tranquila.

Foi assim que criei o Planner dos Viajantes, uma planilha de planejamento de viagem completa, disponível em Excel e Notion, que já ajudou dezenas de viajantes a se organizarem de forma prática e sem estresse.

Dica rápida: baixe agora nossa planilha de viagem neste link e comece a organizar sua próxima viagem de forma simples e prática, etapa por etapa.

Conheça os erros mais comuns do planejamento de viagem e como evitá-los

1. Não conferir os documentos antes de viajar

Uma das cenas mais tristes que já vi em um aeroporto foi no portão de embarque: um casal pronto para entrar de férias.

Ela foi liberada para embarcar normalmente, mas ele foi barrado porque o passaporte tinha menos de seis meses de validade.

Sim, a data de vencimento do passaporte é super importante, uma exigência de muitos países. E se o seu passaporte estiver fora do prazo necessário para o destino, você nem embarca.

Outro caso clássico aconteceu aqui mesmo, na América do Sul, onde é permitido viajar só com o RG. Muita gente não sabe que o documento precisa ter menos de 10 anos desde a emissão.

Resultado: quem vai viajar com um RG antigo vai ter a viagem cancelada antes mesmo de começar.

Documento é coisa séria, e o ideal é fazer essa conferência muito antes da data da viagem. Por isso, no Planner dos Viajantes criei uma aba exclusiva para checklist de documentos, com campos para:

• Passaporte ou RG (conforme exigência do destino)
• Visto, se necessário
• Apólice do seguro viagem
• Passagens impressas
• Reservas de hotéis e ingressos de atrações
• Carteira de motorista ou PID
• Voucher de aluguel de carro
• Carta-convite (quando exigida)
• Carteirinha internacional de estudante
• Documentos dos filhos (e autorização, se for o caso)
• Cartões de contas digitais e / ou dinheiro em espécie

Dica prática: além de conferir os documentos, faça uma cópia do passaporte e guarde no e-mail ou na nuvem.

No Planner dos Viajantes, você pode anotar onde cada cópia está guardada, assim, mesmo em caso de imprevisto, você sabe exatamente onde encontrar tudo.

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2 – Levar coisas demais na mala

Esse eu aprendi errando… e pagando caro. Já viajei com sapatos que nunca usei, maquiagem demais, calças que poderiam vestir uma centopeia inteira. Quase todo viajante já cometeu esse erro, e ele pesa, literalmente.

Arrastar uma mala pesada por ruas de paralelepípedo ou encarar as incontáveis escadas dos metrôs de Paris e Roma é um sofrimento que ninguém merece.

Sem falar no risco de pagar excesso de bagagem no aeroporto.

Com o tempo, percebi que o segredo está em planejar a mala de forma objetiva. É por isso que na aba Checklist de Bagagem do Planner dos Viajantes você pode:

• Listar as roupas e acessórios separados por tipo de viagem (praia, frio, urbano)
• Adicionar a quantidade de peças
• Marcar o que já está na mala
• Conferir se não está levando itens repetidos ou desnecessários

Dica prática: use a planilha para visualizar quantos looks completos você terá para cada dia da viagem. Assim, você evita exageros e garante que cada item que vai na mala será realmente usado.

Leia também: Como escolher a mochila de viagem ideal

3 – Não pesquisar sobre o destino e / ou montar um roteiro-base

Já quase perdi um voo porque a viagem estava marcada para o dia em que começava o horário de verão. Quase perdi a chance de visitar a Casa de Anne Frank, em Amsterdam, porque não comprei o ingresso antecipado.

E teve a vez em que quase dormi no carro em Piranhas (AL) por um erro de planejamento na hora de reservar o hotel. Esses vacilos custam caro.

Viajar é maravilhoso, mas exige um mínimo de planejamento de roteiro para que imprevistos não estraguem a experiência. É aí que entra a importância de pesquisar bem o destino e montar um roteiro-base.

No Planner dos Viajantes, a aba Roteiro foi feita exatamente para isso. Com ela, você pode:

• Listar as atrações que quer visitar em cada dia
• Anotar horários de funcionamento e preços
• Inserir endereços e links diretos para o Google Maps
• Planejar deslocamentos e tempo de trajeto
• Marcar se já comprou ingressos antecipados

Dica prática: use a planilha para equilibrar o dia. Coloque as atrações no mapa e veja se a distância entre elas é viável.

Isso evita que você crie um roteiro impossível de cumprir e garante mais tempo para aproveitar cada lugar.

4 – Viajar com um roteiro impossível de realizar

Quem nunca caiu na tentação de querer ver tudo, entrar em todos os museus, provar todas as comidas e visitar todos os monumentos em um único dia? Eu já caí várias vezes nessa armadilha.

O resultado: dias cansativos, correria, estresse e, muitas vezes, acabar perdendo atrações importantes por falta de tempo.

Mesmo que seja sua primeira viagem ou você ache que é “uma vez na vida”, vale priorizar e organizar o que realmente importa.

É aqui que o Planner dos Viajantes faz diferença: na aba Roteiro, você consegue visualizar todo o dia de forma clara, equilibrando atrações, deslocamentos e pausas. Assim, você:

• Evita sobrecarga e dias impossíveis de cumprir
• Garante tempo para descansar e aproveitar cada experiência
• Consegue encaixar imprevistos sem bagunçar o roteiro

Dica prática: ao planejar, coloque as atrações no mapa. Isso ajuda a ver distâncias, tempo de transporte e logística diária, evitando que um roteiro ambicioso se torne apenas uma fonte de frustração.

5 – Viajar sem seguro viagem

Muita gente acha que economizar no seguro viagem é uma boa ideia: “Nunca vou usar, não vale a pena”. Mas imprevistos acontecem, e quando acontecem no exterior, podem custar caro, muito caro.

O seguro viagem funciona como um plano de saúde internacional temporário.

Ele cobre consultas médicas, exames, hospitalizações e, em alguns casos, até problemas com bagagem ou voos cancelados. O valor de um seguro é pequeno perto do custo de uma emergência fora do país.

Dica prática: no Planner dos Viajantes, na aba Documentos, você pode registrar informações importantes, como:

• Apólice do seguro
• Contatos da seguradora
• Números de emergência
• Coberturas específicas

Assim, mesmo em uma situação inesperada, você sabe exatamente onde buscar ajuda, sem perder tempo nem ficar perdido.

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6 – Comprar voos com o tempo de conexão muito apertado

Já perdi um voo por causa de uma conexão curta. Mesmo que as passagens estejam no mesmo localizador, atrasos acontecem, e às vezes o segundo avião não espera.

Resultado: horas de espera no aeroporto, estresse e, às vezes, custo extra com remarcações.

O segredo é planejar bem as conexões antes de comprar: verificar distâncias entre portões, transporte entre terminais e tempo médio necessário para imigração e segurança.

Sempre registre:

• Número do voo e horários
• Portões de embarque
• Distância entre conexões
• Observações importantes sobre o aeroporto

Você também pode usar o Planner dos Viajantes para isso!

Dica prática: se a conexão for longa, aproveite para explorar a cidade, se der tempo. Mas sempre fique atento ao tempo real que terá disponível, evitando surpresas desagradáveis.

7 – Guardar todo o dinheiro em um só lugar

Já ouviu aquela máxima: “não coloque todos os ovos na mesma cesta”? Pois é, ela se aplica perfeitamente quando se trata de dinheiro em viagem.

Muita gente viaja apenas com todo dinheiro em uma única carteira digital (como Wise, ou Nomad), ou um único cartão. O problema: se perder, for roubado ou bloqueado, você fica sem acesso ao dinheiro.

Por isso, é essencial diversificar formas de pagamento.

A regra de ouro é: não depender de apenas uma forma de pagamento.

Tenha pelo menos um cartão, uma carteira digital e algum dinheiro em espécie para emergências. Assim, você reduz riscos e garante que nada estrague a viagem por falta de planejamento financeiro.

Planejamento de viagem é essencial, e agora você já sabe como evitar os principais erros

Esses foram apenas alguns dos erros mais comuns que nós, viajantes, já cometemos, e que podem transformar uma viagem dos sonhos em um verdadeiro pesadelo. Mas o bom é que todos eles têm solução prática.

E a melhor forma de se prevenir é organizar tudo em uma planilha de viagem. Com ela, você centraliza documentos, reservas, roteiros, checklists de mala, finanças e muito mais, tudo em um só lugar, de forma prática e visual.

É exatamente por isso que criamos o Planner dos Viajantes, disponível em Excel e Notion. Ele já ajudou dezenas de viajantes a:

• Evitar esquecimentos e surpresas desagradáveis
• Planejar roteiros realistas e equilibrados
• Controlar gastos e organizar dinheiro de forma segura
• Ter acesso rápido a informações importantes, mesmo em trânsito

Quanto mais organizado você estiver, mais aproveita cada minuto da viagem e menos se estressa com imprevistos.

Não perca tempo! Comece agora a planejar sua próxima viagem de forma prática e segura: Garanta o Planner dos Viajantes aqui e tenha sua planilha de viagem completa pronta para usar.

Continue planejando sua viagem com nossas dicas

Se você quer realizar o sonho da primeira viagem, aproveite para navegar aqui no site! Temos diversos outros posts publicados com dicas de destinos e planejamento, que certamente vão te ajudar:

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Lila Cassemiro

Klécia Marília Cassemiro (Lila) é fotógrafa, videomaker e editora de conteúdo no blog Fui Ser Viajante. Também é sommelier de cervejas, formada pelo Instituto Science of Beer. Viajante especialista em desenhar roteiros fora do óbvio e descobrir os segredos mais bem escondidos de cada destino.